La principal ventaja que aportan los sistemas de gestión electrónicos frente a los métodos manuales, es básicamente el ahorro de tiempo y recursos. Las labores implicadas en la gestión de un documento son a grosso modo las siguientes: clasificación, registro, distribución, generación de copias, archivado y consulta.
Con los sistemas electrónicos de gestión documental es necesario dedicar un poco más de tiempo a la clasificación y registro del documento, por contra el tiempo necesario para realizar el resto de actividades se ve reducido enormemente. Hacer las mismas operaciones con un documento nos puede llevar entre 3 y 4 veces menos con un buen sistema de gestión documental.
En cuanto a coste económico los ahorros que se obtienen de un sistema automatizado se deben a las siguientes causas: reducción en costes de fotocopias y toners, menor necesidad de material de archivo, reducción de costes en franqueo postal, ahorro de costes laborales imputables a tareas relacionadas con la gestión del documento que no generan ningún valor añadido.
Es necesario también reseñar los costes que puede ocasionar para una empresa la pérdida, manipulación incorrecta o deterioro de cualquier tipo de documento. En este caso es muy difícil hacer una estimación fiable, ya que depende mucho del tipo de documento perdido y de la empresa, pero los efectos nunca son inocuos.
