¿Quién no ha tardado días y días en realizar informes que podrían realizarse en un solo click si estuviera toda la documentación centralizada? ¿Quién no ha perdido nunca una documentación específica? ¿Y si los avisos, la información y las tareas pudieran llegar directamente a la persona indicada?
La definición de un gestor documental no va más allá de un sistema que aglutine toda la información necesaria para el funcionamiento del día a día de una empresa. Sistema que hoy se ha hecho imprescindible para cualquier organización que quiera tener controlada toda su documentación.
Las ventajas se multiplican hasta el infinito pero vamos a nombrar aquí unas cuantas:
- Encontrar la documentación: parece algo obvio pero en una empresa en la que las personas se dispersan en diferentes localizaciones permite poder disponer de información al instante.
- La eliminación del papel con el consecuente ahorro de costes.
- Permite el control de los procesos de trabajo.
- Facilita el flujo de la información entre los diferentes trabajadores pues toda la información está disponible.
- Suministra una serie de información empaquetada utilizable para la administración que optimiza esa clase de tareas que se llevan a cabo normalmente de forma manual.
- Todos los procesos llevan un registro con lo cual se crean archivos históricos que permiten realizar estudios posteriores.
- Vincula a todas las áreas de una empresa pues es la reproducción de una cadena de trabajo pero a nivel digital que marca claramente las definiciones de todas las responsabilidades.
- Proporciona una herramienta más para el seguimiento de la calidad, los tiempos y los costes.
Un gestor documental responde pues a lo que en el mundo empresarial podríamos llamar las claves y también las premisas del éxito pues proporciona todo en uno: Agilidad, control, automatización, reducción visible de costes, optimización y calidad.
