El valor real de un sistema de gestión documental reside, no tanto en la posibilidad de reducir el flujo de papel, como en la posibilidad de cambiar la forma de trabajar de los empleados que manejan información en soporte papel, así como aumentar las capacidades de las personas que utilizan la información como un factor clave a la hora de adoptar decisiones empresariales. A continuación se exponen los seis pasos que hay que seguir a la hora de evaluar los beneficios de un sistema de proceso de imágenes, para conocer si la adopción de éste es conveniente o no.
PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE
Es importante determinar que áreas del negocio se pueden beneficiar de un sistema de gestión de imágenes. Aunque puede parecer una tarea improba, es necesario atender a las funciones empresariales que pueden ser mejoradas con una solución basada en el proceso de imágenes. Estas funciones pueden ser: manejo manual intenso de documentos (archivo y recuperación), gran volumen de operaciones de proceso de documentos diarias (reclamaciones de seguros), trabajo en grupo basado en documentos (p.ej. proceso de una reclamación de seguro), operaciones relacionadas con documentos que requieren un importante número de personal, o que requieren personal muy especializado.
PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL
El siguiente paso es, para cada una de las funciones, analizar cómo se realiza el flujo de información. Se trata de generar estadísticas sobre el volumen de documentos manejados y los requerimientos de acceso de los usuarios. Para ello es necesario que los implicados en el proyecto contesten a cuestiones como ¿a qué documentos acceden? ¿con que periodicidad, y durante cuanto tiempo? ¿a quién se envían los documentos generados? ¿que antigüedad tienen los documentos que se procesan? y ¿por qué se necesita acceder a ellos? Resulta fundamental en esta fase del proceso de evaluación recabar la información y opinión de las personas que trabajan directamente con los documentos, no sólo con los directores de los departamentos. También puede ser indicador el conocer si los usuarios del sistema se encuentran satisfechos o no con la situación actual.
PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL
En esta fase hay que aplicar la información generada en el paso número dos para generar un diseño de alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en el sentido de simplificar el proceso actual, automatizar las funciones relacionadas con el papel mediante tecnología de proceso de imágenes e integrar el sistema resultante en la estructura actual de la empresa.
PASO 4: ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO
En esta fase debe realizarse un análisis del diseño realizado desde el punto de vista técnico y económico. Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas existente, inventariando las plataformas desktop, de servidores y de red. A continuación deben identificarse los componentes del sistema de proceso de imágenes -estaciones de trabajo, escaners, impresoras, redes y servidores- que tienen que adquirirse o modificarse.
Con esta información puede determinarse de que manera soportará la arquitectura actual las necesidades de un sistema de gestión documental y el coste añadido que tendrá que soportar el presupuesto existente. Este análisis es fundamental para comparar los previsibles beneficios del sistema.
Los costes pueden ser fijos, es decir, los relativos al hardware, software empaquetado, software llave en mano, formación del personal que trabaja con los documentos y digitalización de estos. En este sentido es importante evaluar las necesidades de digitalización, que pueden hacer variar el presupuesto de implementación del sistema en un sentido u otro.
Existen también costes recurrentes, entre los que cabe significar el personal adicional requerido para manejar el sistema, el mantenimiento del hardware y el software, los dispositivos de almacenamiento óptico y los costes de comunicaciones añadidos.
Los beneficios suelen ser recurrentes y pueden ser tangibles o intangibles. Los beneficios tangibles incluyen el ahorro de espacio de almacenamiento, disminución de los costes por llamadas telefónicas, reducción del tiempo necesario para solucionar problemas y la posibilidad de no necesitar un incremento del personal.
Entre los beneficios intangibles hay que destacar la mejora del servicio al cliente y de la satisfacción del personal, así como mayores capacidades de seguridad y control de la información.
PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACIÓN APROXIMADA
Se trata de un proceso en tres etapas. En la primera se debe desarrollar un prototipo de bajo coste y con escaso riesgo, en el que se involucre poco personal del departamento de informática y un número muy limitado de usuarios. El prototipo permite apreciar el funcionamiento del sistema, su efectividad y los beneficios que supone.
El siguiente paso es implementar la aplicación en un departamento operativo, trabajando como si el sistema fuera parte de la estructura de proceso. Esto permite comprobar la efectividad del modelo desarrollado en la primera etapa.
Por último, debe considerarse la generalización del sistema, estipulando dónde y cómo debe instalarse, y las peculiaridades de cada aplicación individual.
PASO 6: OBTENER LA APROBACIÓN DEL PROYECTO
Para obtener el visto bueno de la dirección es necesario demostrar los beneficios y ventajas operativas de la adopción de un sistema de gestión de imágenes.
Existen dos factores críticos de éxito en un proyecto de este tipo.
El primero es asegurarse el apoyo de la dirección,explicando que el sistema está dirigido a solucionar las necesidades de los usuarios y a incrementar su productividad. El segundo elemento clave es intentar presentar un proyecto integrado, en lugar de aplicaciones individuales. Un sistema será más efectivo si consigue romper las barreras entre los distintos departamentos, y esto sólo es posible con un sistema integrado.
