La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la organización:
- Al Personal de la Empresa
- A clientes y Proveedores
Los beneficios clave de estas prácticas son:
- Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente
- Aumentar el valor de la información de la empresa.
- Evitar la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de información interna.
- Incrementar la calidad de servicio y la productividad.
Puntos Clave de la Implantación de una solución de Gestión Documental:
- Grupos y Roles. Acceso selectivo a la Información.
- Workflow. Procesos On Line.
- Acceso Descentralizado a la Información.
- Punto único de Acceso. Múltiples fuentes de Información.
- Detección de Patrones de Comportamiento. Calidad del Servicio.
- La Oficina Sin Papel
- Compartición de Información. Empresa – Departamentos – Clientes
Cuatro casos típicos de Beneficio de las prácticas de Gestión del conocimiento:
1. Situación: La Empresa gestiona y mantiene Información del Cliente.
Beneficio: El Cliente tiene acceso de forma inmediata y en tiempo Real a su información.
El Cliente puede acceder a través de Internet y de forma segura. El Cliente puede integrar el Sistema de Gestión Documental en sus procedimientos de Trabajo. El Cliente dispone de un aplicativo que le permite utilizar, buscar, gestionar y compartir la información dentro de su Empresa de modo ágil.
2. Situación: Gestión de Expedientes. Incluyen información multiformato y multifuente. Por ejemplo: fax, talones, fotocopias, recibos, documentos ofimáticos, pedidos, albaranes, estadísticas. Todos ellos generados electrónicamente, escaneados o en papel.
Beneficio: Definición lógica de expediente asociado al Cliente. Acceso unificado al conjunto de información. Posibilidad de definir workflows de gestión y operaciones:
- entre departamentos
- entre empresa y clientes
- entre clientes y empresa
3. Situación: Dificultad para el mantenimiento de copias de seguridad, duplicados y verificación de integridad del conjunto de información gestionada.
Beneficio: La Solución de Gestión Documental permite el establecimiento en tiempo real de copias sincronizadas del conjunto de información gestionada en distintas ubicaciones físicas. Permite también delegar las tareas de almacenamiento, backup y mantenimiento de repositorios a un Data Center gestionado.
4. Situación: Un mismo documento pertenece o está en uso por diferentes expedientes o clientes.
Beneficio: La herramienta de Gestión Documental permite la creación de versionado sobre un mismo ítem. Incluso el establecimiento de relaciones jerárquicas entre versiones.
