Pérdida de documentación. (discos duros, copias desactualizadas).
Habitualmente los documentos digitales se almacenan en directorios o carpetas dentro de discos duros
en equipos de trabajo. Esto plantea muchos problemas de seguridad, debido principalmente al acceso incontrolado
a los ficheros, las vulnerabilidades de seguridad de los sistemas informáticos que acceden a dichos ficheros, como
son virus, sistemas desactualizados, entre otros. Como resultado, la pérdida de documentos es algo frecuente.
Sobre-escritura de ficheros.
Es habitual que varios usuarios accedan simultáneamente a los mismos documentos, a través de red, etc.
con lo que es muy frecuente que mientras un usuario está trabajando sobre una copia de un documento,
otra persona podría modificarlo por otro lado.
Esta es una situación muy frecuente que lleva irremediablemente a la pérdida de documentación y la generación de
distintas versiones incontroladas de un mismo documento.
Falta de seguridad. (accesos no permitidos).
Es habitual que los sistemas no ofrezcan los niveles de seguridad necesarios para proteger la documentación
debidamente. Esto es debido sobre todo a incorrectas configuraciones de acceso y privilegios de usuarios
sobre ficheros.
Duplicación de documentos en distintas ubicaciones.
Es frecuente guardar ficheros en distintas carpetas o directorios, discos duros, equipos, memorias USB, etc.
Esto genera inconsistencia en la documentación al no disponer de un control de cambios centralizado. Y hace
imposible distinguir las copias válidas, las últimas versiones de los documentos, así como los cambios realizados
en cada versión.
