Nos ponemos en el papel del empresario a la hora de plantearnos la pregunta ¿Por qué debería implementar la gestión documental? La respuesta más simple y directa es por el ahorro y eficiencia que supone para el trabajo.
Pero el primer paso es hacernos toda una serie de preguntas cuya respuesta nos dará la idoneidad o no de instalar una solución de gestión documental:
- ¿Cómo archivan actualmente los documentos?
- ¿Qué tipo de documentos? Facturas, pedidos, ofertas, albaranes, contratos, etc.
- ¿En qué formato?
- ¿Qué departamento accede? ¿Qué delegaciones?
- ¿Son confidenciales?
- ¿Se asocia algún tipo de flujo de trabajo una vez que se reciben estos documentos? ¿Cuál?
- ¿Cuáles son los criterios de búsqueda?
- ¿Cuánto tiempo necesitan permanecer archivados los documentos?
Una vez respondidas estas cuestiones es la hora de aportar datos que complementarán nuestra toma de decisiones.
Según IDC, los empleados emplean el 37% de su tiempo manejando documentos, es decir, creando, corrigiendo y modificándolos. De este tiempo, el 54% corresponde a la búsqueda en sí y en el 50% de los casos, estas búsquedas no se resuelven satisfactoriamente, no encontrándose la información deseada.
Según Gartner cada documento se copia de 9 a 11 veces de media y el coste medio del archivo manual de un documento es de 18€.
