- Las bibliotecas antiguas organizaban listados de documentos por carpetas y categorías (por ejemplo, la biblioteca del Vaticano todavía organiza sus documentos por categorías).
- Posteriormente –el desarrollo del sistema decimal nos permitió obtener ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una biblioteca pública, mediante las fichas/catalogo que ayudaban a encontrar la sección y el libro buscado.
- En las oficinas se llenan papeles por sistema (las oficinas tienen diferentes sistemas, diferentes estructuras organizativas, diferentes herramientas de localización, etc…). Pero la gestión documental supone un punto crítico, si no se gestiona correctamente puede suponer un caos total a nivel de donde se almacenan los documentos y como se indexan y distribuyen los mismos.
2. Inicio de los ordenadores, en los inicios del sistema operative DOS, los documentos comenzaron a organizarse en diferentes discos «floppy disks» (de 5′ 25″ o 3′ 5″ pulgadas y con capacidad para 512 Kb o 1024 Kb) donde se etiquetaban manualmente y se guardaban en cajas tipo archivador para poder encontrar el disco apropiado según el documento que se necesitaba.
El nombre del fichero digital también intentaba relacionar el contenido del mismo, así se creaban documentos con el nombre NOMBRECLIENTE.FAC o NOMBRECLIENTE.CON según si el documento era una factura o un contrato. Con todo ello se conseguía un sistema de gestión documental rudimentario y que dependía mayoritariamente del trabajo manual de los usuarios responsables de la empresa.
3. Con el crecimiento de los sistemas Windows y Mac, con interfaz gráfica incorporada, el concepto de las carpetas desarrollaron la necesidad de organizar los documentos en los propios sistemas. Las carpetas reemplazaron a los «floppy disks» y los documentos eran almacenados en discos duros «hard drives», y posteriormente cuando aparecieron los servidores (dentro de los discos duros de los servidores), todo ello sin embargo bastante parecido al método con discos «floppy disks».
A partir de este momento los documentos no tenían por qué estar presentes en formato de papel pero cada documento en papel tenia un fichero digital que lo referenciaba o identificaba, en cambio la información digital no debe tener necesariamente tener un componente en papel.
4. En el siglo XXI, con el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos tradicionales, los documentos se visualizan ahora como registros y datos adjuntos que comprenden a información digital como (fotografías, imágenes, sonidos, correos, folletos, presentaciones, vídeos, y por supuesto documentos escritos «que se comprenden por cualquiera de los anteriores»).
Los documentos en papel pueden estar en un solo sitio al mismo tiempo, en su lugar los documentos digitales están disponibles en cualquier lugar y múltiples usuarios pueden acceder a ellos simultáneamente.
