Actualmente, las pymes (pequeñas y medianas empresas) están atrapadas en la gestión de multitud de documentos y archivos, y además tienen la necesidad de ser tan productivas como sea posible con un coste mínimo.
Todos los documentos y archivos son información valiosa, siempre que se puedan almacenar y acceder a ellos con rapidez y precisión.
En este momento, la información valiosa de la empresa puede, en el mejor de los casos, estar almacenada en carpetas o en archivadores o, peor aún en una caja etiquetada (2007) en lo alto de una estantería, o como archivos existentes por todo el disco duro del ordenador mal etiquetados y con un tiempo de búsqueda muy elevado (difíciles de encontrar).
Si usted encuentra que estos casos son ciertos para su empresa, entonces su empresa necesita un sistema de gestión documental.
Existen sistemas que son una alternativa asequible y fácil de usar como sistemas de gestión documental, estos le permite escanear y almacenar todos sus documentos en papel en un archivo electrónico documental con categorías y un motor de búsqueda que le permite encontrar sus documentos al instante.
Puede pensar, que en su empresa no tienen el tiempo o personal para escanear todos los documentos de papel necesarios. Pero es un error pensar que es un tiempo mal empleado o un coste, el tiempo se pierde en buscar los documentos perdidos (la típica frase donde he dejado ese documento), aquí es donde realmente se pierde tiempo y dinero.
Los pocos segundos que requiere un sistema de gestión documental moderno en escanear un documento, almacenarlo e indexarlo es menor al tiempo que se tarda en poner el documento en una carpeta de un archivador.
Pero, el verdadero beneficio de un sistema de gestión documental está en el tiempo que se tarda en encontrar un documento, aquí está la ventaja de la los sistemas de archivo documental y además podrá visualizar el documento exacto que está buscando de forma casi instantánea. Con el archivo documental y los documentos asociados podrá anotar, imprimir o enviar el documento por correo electrónico de manera instantánea.
Actualmente, muchos sistemas de gestión documental además ofrecen:
- Colaboración, los documentos se pueden compartir vía navegador con los demás usuarios de la empresa.
- Seguridad en el acceso a los documentos
- Registros de auditoría
- Control de versiones
- Búsquedas por el contenido a partir de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
- Workflow o procesos de flujo de trabajo asociados con el documento, para la colaboración entre usuarios.
Todas estas funciones y demás, hacen que con un sistema de gestión documental para empresas y archivo documental se obtiene una mayor productividad en la empresa, y todo ello con un precio muy económico.
La conclusión es que situación actual ha creado una gran necesidad de reducir sus costes y aumentar su productividad para mantener su empresa a flote. Nunca ha habido un momento mejor o más crucial para poner esta valiosa tecnología a trabajar para usted. Menos estrés y más productividad es un importante retorno de cualquier inversión y la mejor estrategia a seguir.
