Cualquier organización lleva en su estructura ciertas dinámicas de archivo que perfilan sus dinámicas de trabajo y procedimientos. No obstante, la complejidad de la actualidad administrativa que nos corresponde, hace tiempo que ha rebasado los alcances de estas prácticas y por ende, los archivos físicos se han vuelto obsoletos. Por tal transformación, las oficinas que fundamentan su archivo documental en un soporte físico y procedimientos de archivo anticuados, comprometen notablemente su eficiencia y potencial como organización.
En lo que atañe al entorno administrativo de un hospital, un consultorio médico o un centro de salud, la falta de eficiencia puede dar lugar a complicaciones graves capaces de afectar la salud de los pacientes. Extraviar o confundir un historial clínico podría ocasionar un diagnostico erróneo, o bien, una demora en la atención de enfermos delicados. La gestión de documentos ayuda plenamente a que una organización mejore en sus niveles de productividad y eficacia.
Seguridad documental y privacidad clínica
Otras de las ventajas asociadas a la implementación de una estrategia de gestión documental en un ámbito administrativo-médico está relacionada con la seguridad. Al tratarse de documentos con información delicada y personal, los ficheros resguardados en los hospitales y consultorios necesitan ser manejados con un gran cuidado y responsabilidad.
Pero lo anterior difícilmente puede lograrse, sin el apoyo que nos ofrece la gestión documental. Problemas habituales de los ambientes administrativos de clínicas y centros de salud como el extravió de antecedentes documentales, el robo de historiales médicos o el traspapeleo de esta clase de documentos, se evitan fácilmente al adoptar un plan de gestión de archivos. Por ello, conviene contar con una consultoría especializada y profesional que implemente esta herramienta administrativa, como es el caso de Konica Minolta.
Hay que recordar que por encima de todo está la defensa de la atención y privacidad de los pacientes.
