Hoy en día, en todas las empresas se genera un gran volumen de documentación que ocupa espacios innecesarios. Esta situación puede provocar que documentos de gran importancia, como todos los vinculados a trámites aduaneros, corran un cierto riesgo, como, por ejemplo, el deterioro o extravío.
Visual Trans en colaboración con Neosystems y su producto neoscan, han implantado con éxito en Grupo Logístico Bernardino Abad una solución para automatizar los procesos de escaneo y archivo de documentos dentro de la solución software Suite Visual Trans.
Javier Copano, Director General del grupo, y Fernando Gómez, Director de Tráfico, nos cuentan su experiencia:
“Llevamos desde el año 2009 realizando el escaneo de toda la documentación de expedientes aduaneros tanto de importación como de exportación. Con esta nueva herramienta no solo hemos conseguido la reducción del tiempo de gestión que nos ocupaba el escaneo de cada expediente una vez facturado, si no que la seguridad, el control, y la trazabilidad de los mismos sea mucho mayor. Esto nos da mayor dinamismo en las operaciones y poder ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes”.
Con este sistema, Bernardino Abad cumplirá su objetivo de digitalizar la documentación vinculada a sus expedientes y dossieres de Aduanas elevando el nivel de seguridad y con un acceso sencillo e inmediato a la información (documentos emitidos, documentos recibidos, facturas de proveedor, etc.).
La integración de Visual Trans y neoscan les permite introducir la documentación en su escáner y en unos segundos disponer de la documentación de cada expediente digitalizada e integrada en la Suite visual Trans.
La solución supone, además, otras importantes ventajas:
Ahorro, del tiempo de mecanizado (comúnmente conocido como “picar” la información)
Ahorro del espacio de almacenamiento: armarios, archivadores, duplicado de archivos…
Ahorro en los tiempos de consulta: localización y acceso de los documentos físicos
Más información sobre neoscan: www.neodoc.es/neoscan
