Tal como se indica en el boletín ‘LOPD en la empresa’, un gestor documental aporta la seguridad de que cada persona involucrada en el tratamiento de la información sólo accede a aquella información que necesita para su trabajo, facilitando además la aplicación de las medidas de seguridad adecuadas a los diferentes niveles de datos (básico, medio y alto) dado que además de negar el acceso a determinada información a aquellas personas no autorizadas, guarda un registro muy detallado del uso que aquellos usuarios que tienen acceso hacen de los datos.
De esta forma podemos saber quién ha accedido a un dato, quién lo ha impreso, copiado, duplicado o borrado, por ejemplo.
En este sentido, supone una solución para aquellas empresas que manejan datos en papel de nivel medio o alto, que muchas veces se enfrentan a un dilema para conciliar las medidas de seguridad obligatorias con el uso en el día a día de la información.
Otra gran ventaja de un gestor documental es su gran capacidad para localizar cualquier información entre todos los documentos introducidos.
Por último, se puede destacar otra ventaja que el gestor documental aporta a cualquier empresa en relación con la LOPD y la propia seguridad de su negocio: dado que toda la información está en formato electrónico, es posible incluir la totalidad de los datos en la copia de seguridad; algo que es totalmente impensable con la información en papel almacenada en los tradicionales archivadores, que están expuestos a riesgos como incendios, goteras, extravíos o robos. Fuente
