Actualmente la tendencia mundial es la implantación de Sistemas de Gestión Documental para el manejo automatizado de la información. El cambio de mentalidad obedece a la necesidad y a los beneficios que ofrece una oficina automatizada, una oficina sin papel, los cuales se traducen en productividad, eficiencia y ahorro.
La importancia del tema ha hecho que muchas empresas de investigación se hayan dedicado a estudiar el impacto del uso del papel en el mundo empresarial. Firmas como Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, Ernst & Young, Sandy Schiele y Betsy Delfosse, Lee Mantelman y Nucleus Research entre muchas otras, han publicado los resultados de sus estudios los cuales presentan estadísticas asombrosas:
? El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.
? El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.
? El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo.
? El documento promedio es copiado 19 veces.
? El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.
? El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.
? El 3% de los documentos están mal archivados.
? El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.
Definitivamente, los números hablan por sí solos. Y esa es la razón por la cual hoy en día las empresas se preocupan por conocer el impacto real del uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones para así cambiar la vieja manera de trabajar por un sistema más eficiente. Todo el problema del flujo efectivo de la información en una empresa se reduce al manejo de los papeles. Inexorablemente, la información que se genera o que se recibe viene en formato de papel; y los problemas surgen cuando la información debe llegar a los usuarios y no llega; cuando la información existe pero el que la necesita no sabe que existe; cuando se archiva indebidamente, se traspapela o sencillamente se pierde. La diferencia entre el caos y la eficiencia viene dada por la forma en que se administran esos papeles.
La Oficina Sin Papel se traduce en un Sistema de Gestión Documental que incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente. Incrementa la eficiencia de los procesos de trabajo porque utiliza Flujos de Trabajo que permiten establecer métodos de ejecución precisos para cada tarea que se realiza, ahorrar tiempo y medir la productividad. Incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión.
Para Grupo Archicentro La Oficina Sin Papel es una solución integral que se compone de cuatro elementos: i) la organización de la información; ii) la digitalización de los documentos; iii) la administración de la información con el software especializado para gestión documental, el Sistema SCAV; y iv) el almacenamiento adecuado de los archivos.
Sin embargo, no siempre es fácil para las empresas asumir un cambio cultural tan radical en la generación y administración de sus documentos. Por esa razón, Grupo Archicentro ha desarrollado una cartera de productos y servicios independientes unos de otros que facilitan a los clientes implantar la solución más conveniente a sus necesidades optando por uno o varios de nuestros productos y servicios.
