Adrián Cruz Espinosa, vocal de difusión de Archiveros sin Fronteras y creador del proyecto “El Nostre Arxiu Fotogràfic” opina que «un sistema de gestión documental hay que diseñarlo e implantarlo.
Para ello tiene que existir previamente una política de gestión documental en la entidad que delimite competencias y responsabilidades y presente un marco normativo a seguir. Si la entidad no cuenta con una política documental hay que redactarla. El punto de partida en el que se encuentre la entidad delimita el coste. Lo que sí es evidente es que se requiere personal especializado, es decir archiveros, y que el diseño e implantación de un SGD no se realiza en un par de meses, si lo que se desea es tener un buen SGD y no una chapuza que tape agujeros».
María del Carmen Calderón Berrocal, doctora en Historia, Ciencias y Técnicas Historiográficas cree que las empresas «no deben pensar en el coste sino en las ventajas que proporciona porque lo que realmente hace la gestión documental es rentabilizar tiempo y dinero, aporta seguridad y es garante de derechos, porque teniendo el control de la documentación, y siendo ésta el resorte legal de la administración y de los administrados, de empresarios y clientes, tenemos el derecho de nuestra parte. El sistema se acerca al trabajo en el entorno de la oficina sin papel haciendo más fácil y económico la obtención de los documentos en la empresa y la documentación e información archivada».
María Serrano, responsable del centro especial de trabajo Tecnosolucions, explica que «cada cliente es un mundo, las soluciones pueden ser varias, y el rango de inversión puede ser muy diverso. Una inversión para gestionar correctamente la documentación, tanto física como digitalmente, ahorra tanto a corto como a largo plazo un sinfín de problemas y tiempos de manipulado. Son muchas más las ventajas que los inconvenientes».
Aureli Álvarez, vocal de recursos de Archiveros sin Fronteras, asegura que «el precio dependerá da varios factores: necesidades, volumen de gestión, formación, apoyo técnico, evaluación…»
Javi Díaz Muñoz, consultor de MDA Archivos en Barcelona, dice que «es cara si no se aplica de manera adecuada y medida. Si se parte de la base de “hacerla a medida” no solo no es cara si no que se transforma en una manera excelente de ahorrar costes e incluso de conseguir beneficios y, por supuesto, valores añadidos. Me explico. Si creemos que una implantación de gestión documental es solo comprar el mejor software que hay en el mercado sin que este se ajuste a nuestras necesidades, no nos servirá porque quedará por encima de lo que esperamos de él, excederá nuestras necesidades y, por supuesto, saldrá caro, carísimo. Pero si, como nos gusta hacer en MDA, partimos de la base de una buena tarea de consultoría previa, analizando los flujos de documentos, las necesidades reales, y, sobre todo el equilibrio entre la aplicación de servicios IT y otros de apoyo indispensables (custodia, ordenaciones…), conseguiremos que la gestión documental sea justo lo que necesitamos. En este caso, no sólo los costes no son elevados (hombre, siempre hay quien se desmarca…aunque no debería ser así), sino que nos acaba saliendo barato: ¿Cuánto nos costaría no localizar una información cuando la necesitamos? ¿Y perder un expediente médico o una póliza de seguros? ¿Qué imagen tendría nuestra empresa de cara al exterior si hubiera una fuga de documentación confidencial? Hacerlo bien sale siempre barato. Además, servicios como el Outsourcing de determinados procesos puede hacernos ahorrar costes, tiempo y recursos de nuestra empresa».
Diego de la Prada Espina, CEO de JANO; ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L. asegura que «normalmente podemos estar hablando de una cantidad que representa menos del 0,2% de los resultados de las organizaciones antes de impuestos, pero a su vez puede representar una reducción de costes de gestión que sea tres a doce veces esta cantidad».
Laura Rosas, bibliotecaria y documentalista, opina que «el coste de una buena gestión documental es elevado en cuanto a software y recursos humanos implicados en su implantación y posterior utilización, pero a la larga este coste puede verse amortizado si el sistema funciona correctamente y no hay duplicidades en los procesos de la organización ni costes añadidos en la conservación de documentos».
Noemí Herrera, que trabaja actualmente como auxiliar de biblioteca, asegura que «a la larga sale rentable tener implantada una gestión documental eficiente».
Francisco Ricau, responsable de la línea de negocio IMS en el Instituto Tecnológico de Informática y profesor asociado de la Universitat de València, cree que el precio «depende en gran medida del tamaño de la empresa y de sus necesidades en materia de gestión documental. No obstante, el desarrollo de sistemas cloud y SaaS, ha abaratado sustancialmente la inversión en sistemas ECM con modalidades de pago por uso. También es bastante amplia la oferta de soluciones software de código abierto, que suponen un ahorro de licencias, aunque en algunos casos los costes de mantenimiento pueden ser altos dependiendo del fabricante. Otro factor para valorar el coste de un proyecto de gestión documental es su nivel de éxito. Si invertimos una cantidad importante de dinero en un sistema que acaba siendo infrautilizado por parte de los empleados, el coste será alto por el bajo ROI».
Salomé Lendinez, archivera y CEO de alacaja.com, opina que una gestión documental no tiene que ser cara. «Por supuesto que no. Evidentemente no es gratis, pero con una buena planificación y un estudio de beneficios a largo plazo, es una inversión necesaria, igual que se invierte en una campaña de publicidad o en un buen equipo informático. El coste siempre será proporcional al volumen de documentos en papel y/o electrónicos y la implicación del personal en la empresa».
Javier Mazo Torres, director de Desarrollo de Negocio de la empresa docQuijote Software, explica que se trata de proyectos muy rentables si se da con la solución adecuada. Este tipo de proyecto, más aún si lleva asociados automatismos de captura de datos e integración de los mismos en los sistemas, notificación a los usuarios de tareas a realizar, etc, es considerado uno de los que mayor retorno de inversión lleva asociado en las compañías».
José Luis Carreño Santoyo, profesional en Bibliotecología y Archivística, dice que «en el mercado colombiano existen una gran variedad de soluciones, unas más económicas y otras bastantes onerosas, cuyo valor depende principalmente de las funcionalidades del sistema, de la marca o de la cantidad de módulos que se adquieran. Por el contrario, si hablamos de la aplicación de procesos técnicos (organización de archivos) y/o de la elaboración de instrumentos archivísticos (Programa de Gestión Documental, Plan Institucional de Archivos, Cuadro de Clasificación, Tablas de Retención Documental) nos encontramos ante dos opciones: La primera llevarlos a cabo con recursos humanos propios de las organizaciones (sobre el papel sería más barato) y, la segunda, la tercerización a través de la contratación de empresas especializadas en servicios de gestión documental, que generalmente obedecen a recursos adicionales que deben ser presupuestados para llevar a cabo estas actividades y que, particularmente, considero tienen costos bastantes elevados. Obviamente entiendo que los colegas que trabajan en este tipo de organizaciones no compartan mi opinión al respecto».
Raúl Carrillo, jefe de Calidad de la empresa mexicana Paper End cree que, en general, «se ve como un gasto en vez de como una inversión. Ese es uno de los errores más comunes cuando hablamos de este tema. Cualquier empresa o institución empieza a ahorrar desde el minuto 1 y por tanto esa inversión empieza a tener un retorno inmediato. Además de ese ahorro se puede medir la productividad, que aumenta considerablemente con un buen sistema de gestión documental. Paper-End siempre ha defendido el acceso de todas las empresas e instituciones de México a los nuevos adelantos tecnológicos, incluyendo la gestión documental. Por eso, nosotros nos adaptamos al presupuesto de la empresa y no al contrario. Aunque el presupuesto sea limitado, podemos ir haciendo las cosas al ritmo que marque la empresa. Un mismo proyecto se puede ir implementando por etapas. Lo importante es que accedan a los adelantos de los que disponemos hoy en día».
María Jesús Valseca Gómez, archivera, consultora, experta en la gestión y tratamiento de la documentación, en paleografía y diplomática, explica que «la gestión documental puede, o no, ser cara. Para que no se salga de presupuesto para una empresa a veces suelen utilizar el software libre; en éste último, los usuarios tienen la libertad de ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software. Software libre no quiere decir que sea gratuito, suele estar disponible de manera gratuita o a coste cero pero no es obligatorio que sea así; por lo que no hay que confundir Software libre con Software gratuito».
Montse Nieto, técnica especialista en RH y comunicación, cree que el precio depende… «El precio es un valor subjetivo. Gestionar documentos no tiene porqué ser caro. Muchas veces es más una cuestión de criterio o de actitud, de aprender a tomar decisiones y sobre todo a “socializarlas” o comunicarlas para que todo el mundo las aplique. Después de eso seguro que somos más capaces de encontrar una solución tecnológica adaptada a nuestras necesidades, también a las del bolsillo».
Sergio Gómez Flórez, analista de Proyectos en ALARCHIVO , miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas, dice que «una correcta Gestión Documental quizás requiera de una inversión bastante grande y es ahí donde muchos dicen que es un tema costoso – y exclusivo de grandes empresas- pero la verdad es que así como se invierte -si se hace correctamente-, así mismo se tiene un retorno de inversión. En la mayoría de los casos una correcta implementación de Gestión Documental se amortiza en menos de dos años, así que, de ahí en adelante, es dinero que la empresa ya no está gastando. Yo digo que es más costoso no tener implementada Gestión Documental».
