Entre las mejoras más claras que supone hacer disponible la Gestión Documental mediante una intranet se cuentan las siguientes:
– Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer esta cifra (aseguradoras, banca, administración…)
– Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar éstos perfectamente categorizados e indexados, mediante atributos o descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su búsqueda.
– Reducción de los costes de archivado: en el caso de documentos electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción costes en varios sentidos:
1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que el archivado y acceso al documento es mucho más rápido.
2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente.
3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse.
– Reducción de la recuperación de un documento: el documento está perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos en pantalla) es ópitma. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del documento físico original.
– Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro de un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es imposible con el documento físico (en este caso hay que esperar a que el usuario A termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo también).
– Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente.
– Reducción de costes legales: la pérdida o deterioro de documentación sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas y otros procesos legales.
– Reducción de costes de acceso a la documentación (ej: sistemas de identificación por tarjeta), al contar con un sistema fácil y claro de permisos.
– Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos: software de captura de facturas, formularios, COLD… a su vez integrables con ERP’s.
– Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la organización)por agilizar sus procesos de trabajo.
