La digitalización de los documentos de la empresa cada vez es más necesaria, no solo por organizarlos, también por el ahorro de espacio y la rápida localización. Pero para ello y poderlo hacer de la forma más automatizada y eficiente hemos de seleccionar un buen software de gestión documental que nos permita la organización de la documentación y nos facilite al máximo su posterior localización.
Consideraciones a tener en cuenta para la elección del Software de Gestión Documental
Respecto a las necesidades del software
1- Facilidad de uso: Ha de ser sencillo para todos los usuarios con interfaz cómodo y adaptable a las necesidades de cada usuario.
2- Seguridad de Acceso: El acceso de un determinado perfil deberá ser fácilmente adaptable al nivel de rol que se le adjudique en cada momento.
3- Eficaz en la búsqueda de información: La localización de la información ha de ser sencilla, rápida y fácil de localizar ya sea mediante menús personalizables o opciones de búsqueda personales.
4- Adaptable a futuras necesidades: La necesidad actual puede ser diferente a la necesidad de dentro 1 año, por lo tanto debe ser fácil la integración del software con las aplicaciones actuales y futuras de las aplicaciones de la empresa.
5- Seguridad de uso: Toda la documentación que pase por el software ha de poder almacenarse de forma segura durante muchos años, facilitando el almacenamiento actual, futuro así como la posible destrucción y recuperación de la información.
6- Compatibilidad con los gestores de correos: Ha de ser capaz de poder integrarse con total normalidad a gestor de correos de la empresa de manera que nuestro correo también sea parte de la gestión documental.
7- Soporte y manejo sencillos: Teniendo en cuenta que este sistema estará instaurado durante largo periodo de tiempo ha de tener la confianza que tanto su administración como su soporte también estén durante ese tiempo. A demás de que las futuras actualizaciones y modificaciones sean fáciles de instalar y aplicar.
Respecto a las necesidades de la empresa o negocio
1- Número de usuarios/Licencias: Hay que valorar cuantos usuarios van a trabajar con el software. Los actuales y los futuros ya que podemos encontrarnos con una diferencia considerable en el precio dependiendo de la elección del software inicial.
2- Niveles de Seguridad de acceso: No todos los empleados de una empresa tienen el mismo cargo ni la misma responsabilidad, por lo que tendremos que establecer los roles de acceso y administración de cada usuario según las necesidades.
3- Necesidad de establecer un servidor dedicado: En ocasiones la primera instalación del software de gestión documental puede realizarse en el propio servidor de la empresa, pero habremos de valorar si la potencia y el almacenamiento actual son suficientes o se necesitará un servidor en exclusiva. Este servidor puede suponer un desembolso mayor al inicio de la implantación pero si la necesidad futura lo requiere su inversión será amortizada más adelante con creces.
4- Necesidad de acceso remoto / web / Cloud: Puede darse el caso en que el acceso a la información es vital, independientemente de donde nos encontremos. La solución es encontrar aquel software que permita su acceso desde cualquier dispositivo con roles de seguridad y trabajar como si estuviera en la propia oficina con el gestor documental.
5- Adaptabilidad a la L.O.P.D. (ley orgánica de protección de datos): No cabe indicar que ha de poderse adaptar a la L.O.P.D. y cumplir con la normativa actual y futura de la protección de datos.
6- Necesidades actuales y futuras: Establecer la proyección de las necesidades de la empresa es necesario para no chafarse los dedos en una elección que hoy puede funcionar pero mañana puede que ya no sirva. Así pues deberá de realizarse el plan de necesidades para el futuro como puedan ser: Licencias, almacenamiento, accesos, copias de seguridad, etc.
Conclusión
Con toda esta información la elección del software de gestión documental no es sencilla. Una buena forma de acertar con la decisión final es haber valorado correctamente toda la información necesaria, tanto interna (las necesidades reales y futuras de la empresa) como externa (el software de gestión). Si se hace correctamente la inversión que se realice será amortizada al poco tiempo ya que en caso contrario nos podemos encontrar con un segundo desembolso y una segunda implementación de software con los gastos que supone en tiempo y dinero.
Fuente: toshibacenter.es
