Reto
E-ON España se enfrentaba a un grave problema a la hora de gestionar los trámites administrativos de los proyectos: se enfrentaba a una enorme montaña de papeles. Y es que, a través de un sistema básicamente manual, tenía que ejecutar un gran número de trámites que, previamente, habían administrado otras empresas, es decir, tenía que gestionar todo el papeleo proveniente de diversas fuentes. Una labor complicada en la que se hacía difícil conocer en tiempo real los estados de cada trámite. Todo ello incidía en la rentabilidad de la empresa que perdía cada vez más tiempo y recursos en la gestión.
Solución
Gracias a neodoc se llevó a cabo la implantación en la nube de un sistema de gestión documental para las tramitaciones administrativas de los proyectos de infraestructuras eléctricas. Al ser un sistema totalmente accesible desde Internet, las empresas que ejecutaban trámites podían conectarse al gestor desde diferentes puntos geográficos y actualizar toda la documentación en tiempo real. Asimismo, la solución neodoc estaba dotada de un motor de workflow para conocer en todo momento el estado de los trámites, y de un sistema de alarmas gracias a las cuales se podía conocer qué trámite caducaba próximamente, cuándo finalizaba un plazo concreto, etc.
Resultados
Con neodoc E-On obtiene más autonomía y sobre todo más control de la información. Su trabajo de gestionar y supervisar gana en agilidad (menos tiempo de tramitación y menos errores) y accesibilidad sin olvidar en ningún momento las máximas garantías de seguridad, inviolabilidad y confidencialidad de la información del sistema.
