La ineficaz gestión de los procesos con los documentos y la pérdida de tiempo que conlleva, tiene como resultado que las empresas de Europa están perdiendo miles de millones de euros de potenciales beneficios.
Una investigación realizada por “Coleman Parkes” muestra que los empleados en toda Europa responsables de la gestión de procesos de negocio críticos con documentación pasan en torno a 362 millones de horas de su tiempo al año en la función de gestionar el proceso de gestión de la documentación.
El informe muestra como las empresas no tienen optimizados los procesos de negocio con los documentos críticos, lo que ocurre con regularidad y tiene un impacto directo en las interacciones con las empresas clientes y empleados, con documentos como albaranes, facturas, registros de pacientes y otros documentos.
El estudio también identifica las áreas de mejora y el rendimiento económico que esas mejoras podrían ofrecer, e indica cómo los procesos manuales obsoletos tienen múltiples impactos en el negocio. Por ejemplo, si la información crítica se procesa mediante métodos con impresos tradicionales, el riesgo empresarial es mayor al no tener los datos seguros y accesibles todo el tiempo.
Las copias de documentos en papel son más fáciles de perder y son más propensos a las violaciones de seguridad, además con la automatización de los procesos documentales se mejora el tratamiento de las facturas y albaranes en papel añadiendo funciones específicas para la distribución y almacenamiento.
Las principales prioridades son aumentar la seguridad, mejorar el intercambio de documentación y gestionar el trabajo diario de forma más eficaz, los principales problemas que tuvieron las empresas para no realizar estas mejoras con los procesos fueron la falta de tiempo y la falta de recursos.
Sólo en unas pocas empresas la organización utiliza un sistema de flujo de trabajo totalmente automatizado para los documentos críticos del negocio.
