Muchas compañías han intentado poner en marcha sistemas de gestión documental y la experiencia o ha sido un fracaso o la explotación definitiva del sistema ha quedado muy lejos de las expectativas iniciales que se planteaban.
Podemos definir cinco pasos que permitiría hacer una efectiva implantación y que , si son trabajados con detalle, maximizan la rentabilidad de la inversión
En primer lugar debe definirse dónde y cómo se hará la captura de la información, según los distintos tipos de soporte que tengan los documentos. Y así hablaremos de pedidos o facturas que llegan vía EDI y que tendrán un tratamiento diferente a las que se reciben por correo diariamente, y que son escaneadas con una visión más tradicional. Es definir el QUÉ-QUIÉN-CUANDO-COMO. Esto ya nos da una idea de cómo podemos hacer crecer el sistema. Porque quizás el primer día decimos que el QUE serán solo contratos (departamento comercial) y escrituras(departamento jurídico). Y algunos meses después decimos que será el correo que se recibe y debe distribuirse a distintas personas (servicio de recepción). Y después hablamos de las facturas de proveedores, algunas de las cuales llegan en papel(servicio de recepción) y otras vía EDI (departamento de IT). Una limitación razonable en la fijación de los sucesivos objetivos reducen el riesgo (y la posible frustración del equipo de trabajo).
En segundo lugar llegamos a uno de los temas fundamentales : la indexación. Es necesario identificar qué departamentos van a necesitar acceder a la información y con qué criterios. Una de las grandes ventajas de la gestión documental es que disponemos de un archivo “multidimensional” . La factura de un cliente por ejemplo, ya no está solo disponible por orden alfabético en un archivo físico , sino que podemos localizarla por nombre, por NIF, por fecha y número de factura, por número de albarán,…. O una escritura, que puede indexarse por fecha, notario, tipo, sujetos afectados,…Y el problema de la indexación es que si hay un bajo nivel de calidad de indexación, o ésta es inconsistente, a una consulta la respuesta será el silencio (sin respuesta). Y por otro lado, si hay un excesivo nivel de indexación, o se usan masivamente los criterios “saco”, a una consulta la respuesta será el ruido(excesivas respuestas). Un buen análisis, en cada proceso, de los intervinientes y sus necesidades, es una tarea necesaria y muy beneficiosa
En tercer lugar, debe definirse la resolución al tema del almacenamiento de la información. De entrada, la gestión documental nos permite una reducción y deslocalización del espacio físico de archivo, a la vez que una preservación de los originales físicos. La información que tenga un soporte informático tendrá un tratamiento que asegure su accesibilidad e integridad, con los datos con que fue recibida. La que tenga un soporte físico deberá separarse entre aquella que tiene un valor “per se”, como serían escrituras y contratos, y la que tiene valor por la información que incorpora ( una factura o un pedido). Una deberá tener un sistema de custodia más ordenado que otras, que pueden ser tratadas con la idea de archivo caótico que hemos mencionado en otras ocasiones
En cuarto lugar, debe definirse como va a circular esa documentación, como se incardina, si es necesario, en los work-flows de la compañía, y como se establece la política de autorización de acceso. Hemos de pensar que un archivo físico puede tener un problema de seguridad en su acceso, y de copias incontroladas. En un archivo documental, se puede controlar quien tiene capacidad de acceder y hasta de reproducir una información de la compañía. La inclusión en los work-flows implica conocer el uso que algún departamento va a hacer del documento, la incorporación de información que puede hacer (autorizaciones, notas, comentarios,..) y la secuencia de responsables en el tratamiento de una información, por ejemplo desde que llega una factura hasta que se autoriza para pago. El “mapeo” del circuito de la informaciónes probable que ponga de relieve tareas sin valor añadido y recurrentes, y por tanto eliminables. Y eso supondrá cambios en los procesos
Y en quinto lugar, y no menos importante, deberemos definir cuál será la forma de presentación. En algunos caso hablaremos de visualización por pantalla, y en otros de impresión física, menos deseable.
En conclusión, implantar un sistema de gestión documental, como cualquier otro tipo de sistemas, exige un trabajo que aunque duro, maximiza la rentabilidad de la inversión. Así que como conclusión podemos definir los 8 pasos de estos proyectos.
- Identificar necesidades
- Identificar proceso de negocio piloto
- Identificar criterios de acceso/indexación
- Posibilidades de re-definición del proceso
- Decisión sobre información histórica del proceso
- Implantación. Formación y arranque del nuevo tratamiento del proceso de negocio
- Proyección del resultado a otras áreas
- Reinicio con nuevo proceso de negocio ( Volver al punto 2)
