Si has decidido instalar en tu empresa (o Administración Pública) un programa de gestión documental, ¡enhorabuena! (y ya era hora). Las ventajas de trabajar con documentos digitales en vez de con “papeles” son tan evidentes que ya casi no hay que comentarlas. Pero superado este primer paso, surge un nuevo problema: ¿Qué programa instalo? Porque la elección no es fácil. ¡Hay docenas! y a cual más diferente.
La oferta es muy amplia y solo en conocer los productos disponibles se pueden perder días enteros. Pero no hay más remedio que dedicarle un tiempo: una elección incorrecta tendrá consecuencias importantes, no solo en el precio, sino cada día, en el uso regular y frecuente del programa instalado… durante años. Así que elegir correctamente es muy importante y merece dedicarle un tiempo.
Sin ánimo de ser exhaustivo, ni siquiera ordenado, me gustaría comentar algunas características que permiten clasificar los programas de gestión documental y poder reducir el número de productos que deben estudiarse con más detenimiento.
Al igual que cuando compramos un coche (el ejemplo creo que es muy válido) lo primero es buscar el “segmento” o “categoría” que nos interesa para luego centrarnos en ese “grupo” y ni siquiera considerar los demás. Es un buen principio. Volviendo al ejemplo, si buscamos un coche familiar con un buen maletero estamos reduciendo los modelos a un grupo muy concreto, mientras que si buscamos un utilitario pequeño para ir cada día a trabajar dentro de la ciudad, y solos, el “grupo” seleccionado será totalmente diferente. Este es el primer paso que hay que dar, elegir la “categoría” del software que estamos buscando. Para ello podemos usar varias características técnicas que permitirán centrar nuestra búsqueda:
1.- Arquitectura de la solución ¿En la nube o en el servidor?. Si buscamos movilidad por encima de todo, acceso desde cualquier lugar (conectado a Internet) y queremos olvidarnos de la infraestructura de almacenamiento, la solución es un programa en modalidad “cloud” o “en la nube”. Si, por el contrario, preferimos tener los documentos en nuestra propia oficina, en nuestro servidor, y no queremos que se pueda acceder desde el “exterior”, hay que buscar un programa “cliente-servidor”. Por supuesto también puedo querer un programa con los datos almacenados en “local” pero con la posibilidad de consultarlos desde “fuera”. Será una arquitectura mixta, “cliente-servidor” + acceso a través de Internet. Hay programas que son 100% cloud, 100% cliente-servidor y otros que admiten la opción mixta. Lo que es seguro es que descartaremos muchos tras hacer esta distinción.
2.- Sistema de almacenamiento. Ya he comentado varias veces que no creo que se deba ni considerar un programa que no utilice un gestor de bases de datos para almacenar los documentos. Eso elimina los programas más elementales. Lo siguiente es elegir el gestor. En primer lugar descartaría los programas que utilicen un sistema “propietario”: es una limitación importante que no tiene sentido. Te “atas” demasiado al proveedor. Y sin necesidad. La mayoría de los programas comerciales utilizan bases de datos SQL conocidas, como Oracle, SQL Server, MySQL… Si en tu empresa ya se utiliza alguno puede ser interesante utilizar el mismo gestor. Aunque si el proveedor del software documental incluye mantenimiento técnico de la base de datos esta decisión es menos importante. En cualquier caso, es una pregunta a hacer al vendedor y si no es un sistema estándar yo lo descartaría.
3.- Funcionalidades “imprescindibles”. Diferentes empresas tienen diferentes necesidades. Lo que para tu vecino es imprescindible puede que tú no lo necesites en absoluto. Lo importante es que el software que instales se adapte a TUS necesidades. Además, ningún programa hace mejor “todo” así que elige el que hace mejor lo que tú utilizas más. Esta es una lista de algunas funcionalidades que puedes necesitar y tienes que comprobar que están en el programa que elijas:
3.1.- Registro de entrada-salida. Imprescindible en muchos organismos públicos no suele ser necesario en empresas privadas.
3.2.- Workflow o gestión de flujos de trabajo (o gestión de procesos). Suele ser necesario en empresas de cierto tamaño mientras que muchas empresas pequeñas, como despachos de abogados o gestorías, ni siquiera saben qué es. Lo importante es que si lo necesites lo incluya el software. Muchos no lo hacen.
3.3.- Gestión de seguridad. Acceso a los documentos, identificación de los usuarios, registro de operaciones… Una vez más hay quien lo considera imprescindible y otros no lo necesitan.
3.4.- Firma digital. No solo archivo de documentos firmados sino la posibilidad de firmarlos en la propia aplicación y comprobar su integridad y demás datos de la firma.
3.5.- Control de versiones. Es poco frecuente y a veces se puede solventar con la gestión del workflow, pero en algunas empresas un control preciso puede ser necesario y pocos programas lo incluyen.
4.- Cumplimiento de estándares. En algunos organismos oficiales, como bibliotecas o Ayuntamientos, la información debe guardarse siguiendo una normativa muy precisa que indica qué datos (o metadatos) se deben guardar de cada documento, así como la estructura del sistema de archivo. Si es tu caso, debes elegir un programa que cumpla esta norma mientras que si no tienes esta “obligación” lo normal es que descartes estos programas tan “formales” porque la clasificación y archivo de los documentos suele ser mucho más laboriosa.
Estas son funcionalidades “imprescindibles” que el programa que elijamos TIENE que tener. Al revisar las que ofrecen los diferentes productos del mercado nos quedará un pequeño grupo que se adapta a nuestras necesidades concretas.
