La respuesta a esta pregunta nos la da neodoc a través de sus expertos, los que más saben de gestión documental.
¿Por qué la gestión documental es importante para las empresas?
Para el experto José Luis Carreño Santoyo, profesional en Bibliotecología y Archivística, especialista en Archivística, y actualmente estudiante de Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos, y docente del Programa CIDBA de la Universidad del Quindio, «la importancia de la gestión documental reside en que es un proceso transversal en todas las organizaciones, sin importar si son de naturaleza privada, pública o mixta». Explica Carreño que, por esta razón «su aplicación debe darse tanto en la parte misional, como en la parte administrativa o de apoyo». Asimismo, el experto asegura que debido al constante e incontrolable crecimiento de documentos en las organizaciones, y principalmente a la facilidad con la que se pueden obtener y generar copias, «los sistemas de gestión documental son indispensables para llevar un adecuado control y seguimiento sobre los documentos que se producen y reciben, sin importar que los mismos se encuentren en soporte físico o electrónico».
Por su parte. Raúl Carrillo, jefe de Calidad de la empresa mexicana Paper End afirma que «una buena gestión documental es básica para una empresa o institución». «Estamos en 2015 y el modelo basado en el papel está ya obsoleto, nos tenemos que adaptar», explica Carrillo y añade que «en muchas empresas e instituciones, el mantenimiento del archivo es un auténtico quebradero de cabeza y si se tarda mucho en encontrar un documento, se está perdiendo tiempo y dinero». Para Paper End «no sólo es necesario sino básico tener hoy en día un sistema de gestión documental».
María Jesús Valseca, consultora y experta en la gestión y tratamiento de la documentación, también es de la opinión de que «la Gestión Documental para las empresas debe ser importantísima siempre, ya que una buena organización en la documentación de una empresa es vital». Además Valseca opina que, aunque lo suyo sería tener un sistema de gestión documental para poder llevar a cabo una buena Gestión Documental, no siempre es necesario gastar dinero en este recurso, ya que, según la experta «hay buenos gestores documentales que no es que sean gratuitos pero sí son fáciles de utilizar, son los llamados software libre».
Montse Nieto, técnica especialista en RH y comunicación, se centra en el sector público y asegura que «no es tan sólo algo importante, sino que es muy necesario». «¿Os imagináis un procedimiento administrativo sin documentos?», se pregunta Nieto, quien afirma que «la eficacia pasa necesariamente por la simplificación, por hacer más fáciles los procesos y utilizar menos y mejores documentos, con independencia de su formato (papel o electrónico), y conseguirlo sólo es posible con un tratamiento adecuado en todo el ciclo de vida, desde su creación hasta su transferencia al archivo o destrucción».
«La piedra angular de todas las empresas», así define Sergio Gómez Flórez, analista de Proyectos en ALARCHIVO, miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas, la Gestión Documental. Explica el experto que no concibe una empresa en la que no se generen documentos y por ende, «todas requieren pensar en el tema, y no como el cumplimiento de un requisito legal, sino como un proceso pensado en la eficiencia empresarial y la preservación de la memoria de la sociedad».
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